Chi phí và hiệu quả
Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau :
- Chi phí thời gian
- Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng
- Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?. Vì vậy hãy luôn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự
Cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ dẫn đến:
- Quyết định sai lầm
- Chính sách không phù hợp
- Tạo nên sự hỗn độn và xáo trộn
- Gián đoạn công việc
- Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng
- Tinh thần thấp
- Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động
- Nước mắt Phí thời gian và tiền bạc …
Tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên.
Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là : ‘Cuộc họp có thực sự cần thiết không?
Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau:
- Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức
- Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp
- Mọi người sẽ được tập trung
- Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là có hiệu quả.
Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phòng họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hơn cho bài thuyết trình nói. Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các cuộc họp khác nhau:
Kiểu dạng phòng họp:
- Tròn, oval
- Hội thảo / hội nghị
- Hình vuông
- Hình chữ U
- Nhiệt độ và không khí trong phòng
- Sạch sẽ
- Ánh sáng
- Kích cỡ phòng
- Mùi /mùi thơm
- Thiết bị nghe nhìn
- Hệ thống âm thanh
- Tiếng động, tiếng ồn
Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết trình.
Vai trò của một người chủ toạ cuộc họp:
Công tác chuẩn bị trước cuộc họp
Chuẩn bị chương trình
- Các mục mới để thảo luận, và cụ thể ai sẽ dẫn hoặc
- Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo
- Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( nếu cần)
- Các vấn đề hành chính
Tài liệu
- Bảo đảm rằng biên bản và chương trình được phát đúng lúc
- Bố trí phòng họp
- Chỗ ngồi cho đại biểu
- Cà phê giải khát
Chuẩn bị về cá nhân
- Chương trình
- Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc…
Diễn biến quá trình họp
Thông báo và giới thiệu chương trình Chủ toạ sẽ thông báo cho mọi người về:
- Hình thức của cuộc họp
- Chương trình của cuộc họp
- Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp.
- Biên bản: Trong một số cuộc họp, thì biên bản sẽ rất cần thiết. Đôi khi nó chỉ là một mẫu form đơn giản trong khi ở một số cuộc họp khác nó được viết chính thức tiếp theo chương trình. Đó là một hình thức của bài thuyết trình viết sẽ giúp cho bài thuyết trình nói (chủ toạ và các thành viên thảo luận)
Biên bản là các bản viết thường xuyên với ba chức năng:
- Thúc giục hành động: Nhắc mọi người đã nhận nhiệm vụ trong cuộc họp phải làm và làm đúng thời hạn
- Là bước nối với cuộc họp tiếp theo: nối giữa các cuộc họp bảo đảm rằng các vấn đề được báo cáo hoặc được triển khai
Ghi chép thường xuyên những gì đã xảy ra và quyết định được thống nhất.
Biên bản tốt sẽ rất hiệu quả và là bài trình bày hữu ích nếu chúng
- Chính xác: điều này rất quan trọng vì bất kỳ bỏ sót nào cũng gây nên vấn đề
- Mục tiêu: Dù ai chuẩn bị biên bản cũng phải đưa ra mục tiêu và không được đưa ý kiến cá nhân vào
- Dễ hiểu: Tóm tắt và ghi chép đúng
- Trách nhiệm: Ai sẽ đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cả được viết và trình bày theo tiêu chuẩn
Mọi Chi Tiết Xin Liên Hệ
PHÒNG MICE & EVENT - TRUNG TÂM LỮ HÀNH CHOLONTOURIST
Address: 83 Châu Văn Liêm, P.14, Q.5, TP.HCM
Tel: 08. 3853 5566 (ext: 21) – Fax: 08. 3853 8978
Email:
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Website: cholontourist.com.vn
